Ambtenaar 20 beta | Voorwoord | Introductie | Terugblik | Deel I | Deel II | Deel III | Nawoord | Woordenboek
De wereld is snel aan het veranderen en voor ambtenaren is die verandering misschien nog wel fundamenteler dan voor andere beroepsgroepen. Dat betekent dat overheidsorganisaties moeten gaan investeren in de 2.0-vaardigheden van ambtenaren. Dat lukt niet in één keer, dat moet stukje bij beetje. Ambtenaar 2.0 heeft een aantal middelen om collega-ambtenaren in kleine stappen in te leiden in de wereld van 2.0. Daarover gaat de eerste paragraaf.
Sinds het uitkomen van het eerste boek heb ik veel vragen gekregen over hoe je als ambtenaar 2.0 aan de slag kunt bij je eigen organisatie. Hoe werk je eigenlijk als ambtenaar 2.0? Waarin is dat anders dan anders? Om daarbij te helpen zijn de werkprincipes voor de ambtenaar 2.0 opgesteld. Geen gedragsrichtlijnen, maar hulpmiddelen om op een moderne manier zoveel mogelijk te bereiken in je werk.
Ook vragen veel ambtenaren zich af wat ze wel en niet mogen op internet. Behalve de werkprincipes is daarom ook een Handreiking Ambtenaar 2.0 opgesteld. Als ambtenaar heb je je aan bepaalde gedragsregels te houden. Dat was altijd al zo. Die gelden ook op internet. Maar een online samenleving vraagt ook interactie vanuit de overheid. Hoe ga je daarmee om? De Handreiking helpt daarbij.
De werkprincipes en de handreiking gaan vooral in op de houding en werkwijze van de ambtenaar 2.0. Ze zeggen echter weinig over de technische middelen en online instrumenten die zo’n manier van werken kunnen ondersteunen. In het eerste boek kun je daar meer voorbeelden van vinden. Om daar toch een indruk van te geven heb ik op een rij gezet welke middelen ik zelf zoal inzet. Dat is de laatste paragraaf van dit hoofdstuk.
Er wordt veel geschreven over Ambtenaar 2.0 en nog wel meer over web 2.0 in het algemeen. Daar helpen alle leden van Ambtenaar 2.0 zelf ook aan mee. Aandacht vragen voor de gevolgen van web 2.0 voor de overheid en de ambtenaar is één van onze doelstellingen. Vervolgens moeten we ermee aan de slag. En dat kan een flinke drempel zijn als je voor het eerst met al die nieuwe mogelijkheden wordt geconfronteerd. Daarom biedt Ambtenaar 2.0 een palet aan middelen om meer te leren over 2.0 en wat je ermee kunt. Voor jezelf, of om aan je collega’s aan te bieden.
1. Lees het boek
Men kan beginnen met het lezen van het eerste boek natuurlijk. Daarin staat beschreven wat web 2.0 is en waar dat gevolgen heeft voor de overheid en voor ons als ambtenaar. Met voorbeelden en allerlei praktische tips en sites. Het boek is online beschikbaar maar ook gratis te bestellen. Daarmee krijgen geïnteresseerden in één keer een overzicht. Kijk verder op boek.ambtenaar20.nl.
2. Nodig een spreker uit
Maar het werkt nog beter als iemand het komt uitleggen. Als je geïnteresseerd bent geraakt in web 2.0 en je afvraagt wat het voor gevolgen en mogelijkheden heeft voor jezelf of je organisatie, dan kun je een spreker uitnodigen om er meer over te vertellen. Daarvoor is het sprekersnetwerk van Ambtenaar 2.0. Vul op een formulier in wat je zoekt en wij zoeken er een goede spreker bij. Kijk verder op sprekers.ambtenaar20.nl.
3. Kom naar de Open Koffie
Het gaat pas echt leven als je erover kunt praten. Met collega’s binnen de eigen organisatie, maar ook met collega’s elders binnen de overheid. Dat kan online op de netwerksite van Ambtenaar 2.0, maar ook op bijeenkomsten die worden georganiseerd: de Open Koffie elke tweede maandag in Den Haag, de maandelijkse borrel 2.0 en bijeenkomsten elders in het land. Die bijeenkomsten geven de mogelijkheid elkaar te ontmoeten en ideeën uit te wisselen. Kijk verder op openkoffie.ambtenaar20.nl.
4. Volg de cursus
Als je je verder wil verdiepen in het werken met web 2.0, de cultuur, de instrumenten en de spelregels, dan is er de cursus ‘Werken met web 2.0’. Deze cursus gaat specifiek in op de werkzaamheden van ambtenaren en voorbeelden uit de overheid. Het is een praktische cursus met veel ruimte voor discussie. Kijk verder op cursus.ambtenaar20.nl.
5. Leer wat tips en trucs
Na het volgen van de cursus kunnen deelnemers gebruik maken van een aantal instrumenten en kunnen ze beter inschatten hoe ze ermee om moeten gaan. Maar uiteindelijk leer je door het te doen. Door handige tips te verzamelen en te verspreiden kun je je verder ontwikkelen als ambtenaar 2.0. Lifehacking en workhacking voor ambtenaren. Kijk verder op tips.ambtenaar20.nl.
6. Stel een vraag in het forum
Als je daarna nog vragen hebt, over het gebruik van de handigste sites en instrumenten of over hoe je 2.0 kunt inzetten voor je project of organisatie, dan kun je een vraag stellen in het forum. De ruim 2500 leden van Ambtenaar 2.0 hebben met elkaar heel wat kennis, ideeën en ervaring over overheid 2.0 ondertussen, dus er is vast iemand die je op weg kan helpen. Kijk verder op forum.ambtenaar20.nl.
7. Betrek je collega’s erbij
Er zijn nieuwe manieren om samen te werken. Daar kun je natuurlijk niet in je eentje mee beginnen. Wil je Ambtenaar 2.0 promoten binnen je eigen organisatie dan kan dat natuurlijk ook:
· Neem contact op zodat we ideeën kunnen uitwisselen: contact.ambtenaar20.nl;
· Zet een artikel over Ambtenaar 2.0 in het personeelsblad of op het intranet: teksten.ambtenaar20.nl;
· Maak een groep aan voor jouw organisatie en nodig je collega’s uit: groepen.ambtenaar20.nl;
· Organiseer een bijeenkomst met een van onze sprekers: sprekers.ambtenaar20.nl;
· Maak gebruik van bestaande materialen om te printen en te verspreiden: materialen.ambtenaar20.nl.
Kijk verder op organisatie.ambtenaar20.nl.
Van collega’s bij ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen krijg ik regelmatig de reactie dat ze weliswaar het boek hebben gelezen, maar niet zo goed weten waar ze nu moeten beginnen. “Ik wil wel, maar mijn omgeving is nog niet 2.0.” Als je collega’s hebt die al 2.0 werken, dan is het een stuk gemakkelijker natuurlijk. Maar het is geen voorwaarde. Het moet ergens beginnen en dat kan net zo goed bij jou zijn. Om je op weg te helpen heb ik tien “werkprincipes voor de ambtenaar 2.0” opgesteld. Dus: hoe werkt een ambtenaar 2.0?
Bij het opstellen van deze lijst heb ik geprobeerd om zelf volgens de werkprincipes te werken. Ik heb ideeën verzameld uit mijn netwerk en daartoe diverse instrumenten ingezet. Enkele tientallen mensen hebben een bijdrage geleverd. Nu gaat het erom deze werkprincipes in te zetten bij het dagelijks werk van de overheid, van jou als ambtenaar. Doe er je voordeel mee!
1. Wees open en zichtbaar
2. Bepaal je eigen grenzen
3. Zorg dat anderen mee kunnen doen
4. Het proces is je product
5. Het kan altijd nog duidelijker en nog simpeler
6. Al het grote bestaat uit heel veel kleine delen
7. Het leven is altijd en overal
8. Neem initiatief
9. Ga voor oplossingen en resultaten
10. Werk is persoonlijk
Hieronder worden deze punten verder uitgewerkt.
1. Wees open en zichtbaar
Open werken is een voorwaarde voor anderen om bij te kunnen dragen. Maak dus zichtbaar waar je mee bezig bent. Bijdragen kunnen immers uit onverwachte hoek komen. Open werken leidt tot vertrouwen en betrokkenheid. Het maakt verbindingen mogelijk. Op die manier neem je mensen mee in je proces, zodat ze zich aan kunnen sluiten. Het maakt je ook beter vindbaar op internet, waardoor je je impact kunt verbreden. Het begint bij openheid.
2. Bepaal je eigen grenzen
Grenzen bestaan niet, die kies je. Ga niet uit van organisaties, dossiers of functieomschrijvingen, maar van mensen, thema’s en netwerken. Focus op het onderwerp en zoek daar de juiste mensen bij. Kijk door de structuren heen en gebruik wat je nodig hebt om je doel te bereiken. Vergeet daarbij niet om je eigen grenzen te bepalen: je rol, taak en doel. Wees daar realistisch in. Richt je op waar je meerwaarde en kracht ligt en laat anderen de rest aanvullen.
3. Zorg dat anderen mee kunnen doen
Doe niets alleen, maar maak mogelijk dat anderen een bijdrage kunnen leveren. In je netwerk zitten mensen met kennis, ideeën en energie en daar kun je gebruik van maken. Die bijdrage kan groot of klein zijn en in allerlei vormen komen. Wat voor de ene persoon een kleine bijdrage is kan voor een ander van cruciaal belang zijn. Daar moet je niet alleen voor open staan, dat moet je ondersteunen. Wat voor platform of middelen moet je bieden om anderen te kunnen laten bijdragen? Van dat proces ben jij de facilitator.
4. Het proces is je product
Niets is ooit klaar, maar het bestaat al vanaf het moment dat je begint. En vanaf dat moment begint dus ook je werk: maak het zichtbaar en betrek anderen. Zelfs een eerste idee kan het begin zijn van een groter proces. Daarna kan het groeien en steeds verder uitgebouwd worden tot een volwaardig product. Maar het kan altijd nog beter. Zorg er dus voor dat je werk verder aangepast en verbeterd kan worden. De wereld om je heen is immers continu in ontwikkeling.
5. Het kan altijd nog duidelijker en nog simpeler
Maak je werk toegankelijk en laagdrempelig, zodat anderen er gebruik van kunnen maken en eraan deel kunnen nemen. Neem ze bij de hand en leidt ze met kleine stapjes naar binnen. Hoe minder drempels, hoe meer mensen je kunt betrekken. Kijk door de bril van je doelgroep en maak het voor hen zo gemakkelijk mogelijk. Duidelijkheid levert ook tijd op: vraag door, maak helder, communiceer precies en relevant en maak duidelijk wat de mogelijkheden en jouw verwachtingen zijn.
6. Al het grote bestaat uit heel veel kleine delen
Denk groot, maar werk klein. Alleen met veel kleine stappen kun je je doel bereiken. Frapper toujours! Maar incrementeel werken maakt je ook flexibel, zodat je je koers kunt aanpassen naar aanleiding van nieuwe ontwikkelingen. En door kleine delen zichtbaar te maken worden ze behapbaar voor anderen om op te pakken. Je bereikt niets wanneer je alles inzet op één grote klapper. Elk steentje dat wordt bijgedragen is een deel van het gebouw.
7. Het leven is altijd en overal
Op internet is geen tijd of plaats. Virtueel kun je dus altijd en overal zijn. Zorg dat je daar bent waar het gebeurt, waar de mensen zijn. Door de online samenleving van een afstand te bekijken zie je hoe de paadjes lopen, waar de dynamiek zit. Kijk door de chaos heen en zie patronen. Zo kun je aansluiten op de ontwikkelingen. En die gaan steeds sneller. Als je daarin een rol wil blijven vervullen, dan moet je mee in dat tempo. Sneller is beter dus!
8. Neem initiatief
Heb je een idee, ga ermee aan de slag. Wacht niet teveel op anderen om iets te ondernemen, maar betrek ze er wel bij. Door initiatief te nemen, bepaal je het speelveld. Anderen kunnen zich dan later bij je voegen. Gebruik je creativiteit, experimenteer en leer ervan. Alleen door het te doen kun je leren. Dat vraagt om ondernemerschap: de wil om iets te bereiken, om de overheid en het werk van de overheid een beetje beter te maken. Het begint bij jezelf.
9. Ga voor oplossingen en resultaten
Wees positief, zie kansen. Er zijn meer mogelijkheden dan je denkt, maar je moet het wel organiseren. Hou je ogen open voor risico’s en belemmeringen, maar neem oplossingen als uitgangspunt en zoek de weg daar naartoe. Uiteindelijk gaat het niet om je werk maar om de werking die je hebt, concreet en praktisch. Zorg ervoor dat je stappen maakt en dingen bereikt. Pas dan is het resultaat van je werk bruikbaar en hebben anderen er iets aan.
10. Werk is persoonlijk
Ook de overheid is mensenwerk. Laat zien dat er een mens zit achter je functie. Reageer als je wordt aangesproken en wees open, eerlijk en jezelf. Sociale omgangsvormen zijn ook in je functie en op internet van toepassing. Neem je persoonlijkheid dus mee naar je werk, want daarin zit je kracht. Maak gebruik van je capaciteiten, je betrokkenheid, je inzet en je netwerk en wees daar uniek in. Werk vanuit je persoonlijke motivatie, maar vergeet niet af en toe te relativeren!
Door Pierre Deen
Na het leren over web 2.0 en de discussies die daarbij horen, ligt de uitdaging natuurlijk in de inzet van deze nieuwe kennis in de praktijk. Niet alleen in de samenwerking met andere ambtenaren, maar ook daarbuiten, op internet. De samenleving verwacht steeds vaker een responsieve en interactieve overheid. Wat is de rol die we als ambtenaar daarbij moeten vervullen? Wat mogen we online doen en zeggen? Waar moeten we mee aan de slag? Daar is de Handreiking Ambtenaar 2.0 voor.
De handreiking bestaat uit drie onderdelen:
· De kaders: een opsomming van bestaande gedragsregels voor ambtenaren en waar je ze kunt vinden;
· De Handreiking: vijf richtsnoeren om je te helpen bij het online functioneren als ambtenaar;
· Veelgestelde vragen: vragen en antwoorden die je wellicht kunnen helpen.
Hieronder staan de kader en de Handreiking beschreven. De veelgestelde vragen zijn op internet na te lezen. Daar is ook een discussieforum waar je andere vragen kwijt kunt. Kijk daarvoor op handreiking.ambtenaar20.nl.
Kaders: de bestaande gedragsregels voor ambtenaren
Een ambtenaar moet zich, net als andere werknemers, houden aan bepaalde regels en afspraken. Dit zijn de kaders waarbinnen een ambtenaar opereert. Dit geldt ook voor de omgang met sociale media zoals weblogs en discussieforums. Hierna vind je de regels en kaders waar we ons als ambtenaren aan dienen te houden.
In de ambtenarenwet staan de rechten en plichten beschreven van ambtenaren. Met name artikel 125a gaat in op het uiten van meningen door ambtenaren in het publieke domein:
1. “De ambtenaar dient zich te onthouden van het openbaren van gedachten of gevoelens of van de uitoefening van het recht tot vereniging, tot vergadering en tot betoging, indien door de uitoefening van deze rechten de goede vervulling van zijn functie of de goede functionering van de openbare dienst, voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd.
2. Het eerste lid is, voor wat betreft het recht van vereniging, niet van toepassing op het lidmaatschap van: a. een politieke groepering, waarvan de aanduiding is ingeschreven overeenkomstig de Kieswet of b. een vakvereniging.
3. De ambtenaar is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt.”
In 1998 was er onenigheid tussen de minister van Justitie en de ambtelijke top van het Openbaar Ministerie. De communicatie hierover verliep deels via de media. Als reactie hierop werden de ‘Aanwijzingen externe contacten rijksambtenaren’ opgesteld, in de wandelgangen ook de Oekaze-Kok genoemd.
Hoewel oekaze doet vermoeden dat het een ferme beteugeling van de bewegingsvrijheid van (rijks)ambtenaren betreft, valt dit in de praktijk mee. Het is vooral een uitwerking van artikel 125a van de Ambtenarenwet:
“De aanwijzingen beogen in de eerste plaats meer duidelijkheid te scheppen ten aanzien van de te volgen gedragslijn bij functionele contacten tussen ambtenaren en derden. Ook beogen de nieuwe aanwijzingen meer duidelijkheid te scheppen over de gelding van het grondrecht op vrije meningsuiting bij het optreden van ambtenaren buiten zijn functie (al dan niet als privé-persoon). De nieuwe aanwijzingen beogen op dit punt door het geven van meer duidelijkheid de vrije meningsuiting door ambtenaren te bevorderen. In een democratische rechtsstaat is het van belang dat ambtenaren zich niet onnodig belemmerd voelen om hun mening te geven over onderwerpen die het overheidsbeleid betreffen. Omdat in de praktijk de meeste vragen zich voordoen bij contacten tussen (leden van) de Staten-Generaal en ambtenaren, wordt in de nieuwe aanwijzingen op die contacten het meest uitvoerig ingegaan.”
Het ARAR is een uitwerking van de ambtenarenwet van de materiële rechten en plichten van de ambtenaren werkzaam bij het Rijk. Het ARAR kent geen bepalingen over uitingen in de publieke ruimte of omgang met externe partijen.
Ook op internet dient een ambtenaar zich te gedragen als een ambtenaar. Dat moge duidelijk zijn. Maar een nieuwe omgeving stelt ook weer nieuwe eisen: er zijn nieuwe verwachtingen en andere omstandigheden. De Handreiking Ambtenaar 2.0 probeert in te gaan op deze vragen en daar wat richtsnoeren voor mee te geven. Daarbij zijn de Britse ‘Principles for Participation Online’ als voorbeeld gebruikt. Zie hieronder de vertaling.
Als ambtenaar ben je accuraat, eerlijk, transparant en betrouwbaar in één-op-één-contacten en tijdens open discussies met meerdere deelnemers. De uitlatingen die je doet, zijn uit naam van jouw organisatie.
Je gedrag en houding richting anderen is consistent. Stimuleer anderen door constructief te reageren en reacties aan te moedigen.
Deel je expertise en maak duidelijk wat je van anderen nodig hebt en wilt weten. Verwijs waar mogelijk door naar anderen. Laat merken dat je luistert. Maak duidelijk dat je optreedt namens jouw organisatie.
Verbind waar mogelijk online met offline vormen van communicatie (multi-channel). Sluit je deelname op internet aan bij je reguliere (offline) werkzaamheden. Documenteer je bijdragen. Maak tijd vrij voor online participatie, want het kost tijd.
Je bent een ambassadeur van je organisatie. Gedraag je als een goed ambtenaar: zorgvuldig, onkreukbaar en betrouwbaar.
· De Handreiking Ambtenaar 2.0 gaat over jouw online participatie als ambtenaar. Handel op dezelfde wijze als je zou doen ten opzichte van andere media of publieke optredens zoals het spreken op een conferentie;
· Maak je rol duidelijk als vertegenwoordiger van je organisatie tenzij er bijzondere omstandigheden zijn, zoals een potentiële bedreiging van je persoonlijke veiligheid. Geef nooit persoonlijke gegevens vrij zoals je huisadres en telefoonnummers;
· Bijdragen op internet blijven altijd vindbaar, ook persoonlijke informatie, en deze kunnen door andere media worden overgenomen. Blijf binnen de wettelijke kaders van het auteursrecht en onthoud je van mogelijk beledigende uitspraken;
· Dit betekent ook dat je geen informatie vrijgeeft, toezeggingen doet noch deelneemt aan activiteiten in naam van je organisatie zonder dat je daar toe bevoegd bent;
· Het kan voorkomen dat je als individu in de belangstelling van de media komt. Ga dan zorgvuldig om met je uitlatingen, of het nu in de officiële dan wel in de privésfeer gebeurt. Stem in geval van twijfel altijd je bijdrage af met collega’s, direct leidinggevende of de directie Communicatie;
· Veel organisaties hebben een gedragscode voor internet. Zoek die op en houd je daaraan.
Meer informatie vind je in de FAQ (de veelgestelde vragen) van de Handreiking. Ook kun je vragen stellen in het bijbehorende forum. Zie daarvoor handreiking.ambtenaar20.nl.
Web 2.0 (of “sociale media”) is een verzamelnaam voor een nieuwe generatie internetsites die iedereen in staat stellen om online informatie te verzamelen of te delen, het gesprek aan te gaan met anderen of samen te werken. Er is een gigantische verzameling van dit soort sites ontstaan (kijk maar eens op go2web20.net), van klein tot groot. En als je de juiste weet te vinden, kan het je enorm veel armslag geven in je werk. Dit is hoe ik het heb aangepakt.
Door gebruik te maken van allerlei 2.0-sites en -instrumenten ben ik zowel efficiënter als interactiever gaan werken. Ik ben in staat om meer informatie te verwerken en sneller de juiste informatie te vinden, maar ik ben ook meer gaan delen en meer met anderen gaan samenwerken. Beide aspecten hebben ertoe bijgedragen dat ik meer heb kunnen bereiken. Zelf ben ik niet veranderd natuurlijk, maar ik heb meer kunnen halen uit de kwaliteiten die ik al had.
De meerwaarde van 2.0-instrumenten ligt voor mij vooral in
· informatie verzamelen en bewaren,
· kennis delen en ideeën verspreiden,
· contacten leggen en communiceren en
· samenwerken en organiseren.
Aan de hand van deze categorieën zal ik mijn verhaal vertellen.
Ik maak eigenlijk gebruik van twee dashboards, te weten Gmail en Netvibes. In Gmail komt niet alleen e-mail binnen, maar ook diverse meldingen bijvoorbeeld van nieuwe volgers op Twitter of reacties op discussies waar ik aan meedoe (op Ning of LinkedIn). Dat komt niet allemaal in één inbox, maar via filters wordt het ingedeeld in groepen. Vervolgens verschijnen deze berichten dankzij een plug-in van Gmail in aparte, kleine venstertjes naast de inbox, zodat ik ze in een ooghoek kan volgen en eventueel later kan lezen.
Maar mijn echte dashboard is Netvibes. Hier komen diverse rss-feeds samen. Een slow feed met enkele blogs van mensen die ik interessant vind en een fast feed met enkele online magazines die regelmatig publiceren. Deze kijk ik echter zelden in, en wel om twee redenen: relevante sites als Frankwatching en TheNextWeb volg ik tegenwoordig via hun berichten op Twitter. Maar belangrijker: ik vertrouw meer op mijn “sociale filter”. Als ik zie dat iemand uit mijn netwerk een artikel doorstuurt (retweet) op Twitter of erover blogt, dan is de kans heel groot dat het ook voor mij relevant is!
Daarnaast zoek ik informatie op basis van zoekwoorden of trefwoorden. Google Alerts meldt mij als mijn naam ergens op internet wordt gebruikt. Twitter Search doet hetzelfde voor mijn naam, de naam van mijn werkgever en Ambtenaar 2.0. In Delicious houden honderdduizenden hun favoriete links bij. Als iemand daar de tag “government2.0” of iets vergelijkbaars gebruikt, dan is dat waarschijnlijk interessant voor mij. Van al deze bronnen en zoekresultaten kun je een rss-feed maken en tonen in Netvibes of Google Reader.
Zoveel rss-feeds kan onoverzichtelijk worden, ook in een dashboard. Maar zo’n stroompje informatie kun je gemakkelijk bundelen met andere stroompjes om een brede informatierivier te maken. Dat kan met Yahoo Pipes. Daar combineer ik de stromen of “pijpen” met informatie, haal dubbelingen eruit, filter op woorden (als ik bijvoorbeeld zelf de auteur ben, dan hoef ik mijn eigen bijdragen niet terug te zien) en vervolgens komt er één rss-feed uit waar alles in zit. Ik gebruik waarschijnlijk maar 1% van alle mogelijkheden van een site als Pipes, maar op deze manier bespaar ik al heel veel tijd.
Ambtenaar 2.0 begon met een weblog: om mijn ideeën over web 2.0 bij de overheid te toetsen en er feedback op te krijgen. Ik koos daarvoor WordPress, een gratis blogprogramma zonder advertenties. Er zijn twee versies: je kunt je blog bij je eigen provider zetten (zelf de software downloaden en daar weer installeren) of je blog staat opgeslagen bij WordPress zelf. Dan hoef je alleen maar een naam te verzinnen en je kunt aan de slag. Je hebt dan alleen minder mogelijkheden om functionaliteiten toe te voegen.
Iedereen kan zich abonneren op nieuwe blogs en reacties daarop via rss, maar er kan meer. Via Feedburner wordt een automatische mailinglist gemaakt en kun je bijhouden hoeveel abonnees je hebt. Verder kan Twitterfeed ervoor zorgen dat elk blogje via je rss-feed ook op Twitter wordt geplaatst. Je kunt ook zelf een mailinglist maken via MailChimp. Zo kun je je op boek.ambtenaar20.nl abonneren op mijn mailinglist voor als je op de hoogte wil blijven van nieuwe ontwikkelingen rond het boek Ambtenaar 2.0.
Twitter is net zo multifunctioneel als een wit vel papier. Voor mij komt Twitter overal terug. Ik gebruik het ook om kennis te delen en te verspreiden. Interessante twitterberichten stuur ik door (retweet), evenals blogs en sites die me in het oog springen. Wil je weten wat er gebeurt op het gebied van overheid en web 2.0, dan kun je volstaan met mij via Twitter te volgen (automatisch doorgeplaatst op Facebook en Hyves). Via Twitter laat ik weten waar ik mee bezig ben en wat ik belangrijk vind. Andere relevante sites zet ik op Delicious, dat tegenwoordig ook links naar Twitter kan doorplaatsen.
Maar er is meer dan alleen geschreven tekst. Ik heb foto’s op Flickr en Picasa staan, filmpjes op YouTube en Vimeo. Als ik onderweg iets tegenkom wat een foto of video waard is dan stuur ik het met de pda direct via e-mail naar Ambtenaar 2.0 (de fotogalerie op Ning) of naar MobyPicture, dat de foto vervolgens weer doorplaatst op Twitter en Hyves. Presentaties staan op Slideshare, maar meestal op Scribd, waar ik ook allerlei documenten neerzet en bruikbare materialen voor wie Ambtenaar 2.0 wil promoten. En al deze foto’s, video’s en documenten kunnen vervolgens weer geëmbed worden in andere sites, bijvoorbeeld mijn weblog.
Vanwege mijn vele online activiteiten ben ik goed te vinden op internet. Als je op mijn voornaam zoekt vind je diverse manieren om contact met me op te nemen: via Twitter, LinkedIn, Ambtenaar 2.0, etc. Vindbaarheid is belangrijk: Het levert nieuwe contacten en kennis op. Ik heb ook een eigen site, www.davied.nl. Daar gebeurt niet zoveel, alleen wat links naar andere sites waar ik te vinden ben en wat informatie over mezelf. De site is goed voor de vindbaarheid, maar om contacten te leggen en te communiceren ga ik liever naar plekken waar al mensen zijn.
Ik zit ook op Hyves en Facebook omdat daar veel vrienden en kennissen lid van zijn en omdat er veel interessante dingen gebeuren, maar mijn werkcontacten en mijn curriculum vitae kun je vinden op LinkedIn. Ik vind het belangrijk om mijn cv hier goed bij te houden zodat anderen kunnen zien wat ze aan me hebben. Ik keur niet elk verzoek om te linken goed, alleen mensen die ik ken of op één of andere manier mee samenwerk. Verder ben ik lid van diverse groepen, maar niet zo actief. De groepen zijn een succes op LinkedIn. Ambtenaar 2.0 probeert op allerlei platformen in ieder geval aanwezig te zijn, maar in de groep op LinkedIn gebeurt ook daadwerkelijk iets.
Veel mensen ontmoet ik op de netwerksite van Ambtenaar 2.0. De site is gebouwd met Ning. Met Ning kun je heel simpel je eigen netwerksite bouwen rond een specifiek thema. Op die manier verzamel je mensen om je heen met dezelfde interesse. In het geval van Ambtenaar 2.0 zo’n 2500, maar er zijn nog veel grotere netwerken. De meeste leden vullen ook hun profiel in, zodat je meteen weet met wie je te maken hebt. Ook handig is Twittercounter: als je die op je site zet kun je zien welke twitteraars (tweeps) je site aan het lezen zijn.
Voor direct contact gebruik ik toch het meest e-mail, maar dat neemt aanzienlijk af. Via LinkedIn, Ning, Hyves of Twitter (via een dm) kun je immers ook heel gemakkelijk een bericht sturen. Het middel is voor mij steeds minder relevant. Gedurende de dag praat ik echter het meeste via Twitter. Chatten (instant messaging) via MSN Messenger doe ik weinig en Skype is alleen voor als mijn ouders in het buitenland zijn. Ik vind de programma’s te zwaar (installeren, opstarten, etc.). Google Talk is gemakkelijker, dat werkt gewoon in je browser en binnen Gmail. Voor videobellen zou ik Tokbox, dat ook online werkt, misschien meer kunnen gebruiken.
Mijn netwerk zit verspreid over heel Nederland, dus samenwerking moet wel online gebeuren. Behalve als iemand recht tegenover je zit in dezelfde kamer, is er op internet altijd een contactmogelijkheid te vinden die laagdrempeliger is dan opstaan en helemaal naar iemand toe gaan. Ik gebruik (ook op het werk!) Firefox als browser en twee plug-ins maken Twitter nog simpeler dan het al is. Met Twitterbar kun je via de adresbalk van je browser berichten plaatsen en Echofon (voorheen Twitterfox) toont berichten rechts onderin je beeldscherm, in je ooghoek dus. Voor mijn gevoel werk ik zo constant met tientallen mensen samen.
Samenwerken gaat niet altijd in korte berichten. Soms werk je samen aan een gemeenschappelijke tekst of plan. Daarvoor zijn wiki’s ideaal. Ik schrijf bijna al mijn teksten in wiki’s, zodat anderen er altijd aanvullingen op kunnen doen en mee kunnen denken terwijl ik aan het schrijven ben. Voor wie actief bezig is met Ambtenaar 2.0 is er een zogenaamde “werkplaats” ingericht. Daar worden achtergrondteksten bewaard en bijgehouden en er worden ideeën en projecten uitgewerkt en nieuwe teksten (bijvoorbeeld de wekelijkse mailings) geschreven. Voor de werkplaats gebruiken we Wetpaint, maar Pbworks is ook heel geschikt als wiki.
Ambtenaar 2.0 heeft ook een redactie van vrijwilligers die beheerklussen doen. De redactie houdt contact via een verzendlijst in Google Groups. Een mail daarheen wordt automatisch aan alle redactieleden verspreid en er wordt een archief bijgehouden. Voor technische kwesties wordt FriendFeed gebruikt, een soort online discussiestroom die via mail, rss en op diverse andere manieren te volgen is. Behalve de werkplaats-wiki wordt soms Google Docs ingezet om samen aan een tekst te werken. Maar meestal praten de redactieleden gewoon mee in alle discussies en de reacties op Ning natuurlijk.
De laatste tijd heb ik veel gebruik gemaakt van de mindmaps van Mindmeister om ideeën te ordenen, maar ook om bijdragen van anderen te verzamelen. Nadat ik een opzet in Mindmeister had geschreven, heb ik de mindmap open gezet en via Twitter anderen opgeroepen om ideeën of commentaar toe te voegen. Later ben ik die ideeën gaan uitwerken in een wiki (ook weer open) en is het uiteindelijk een blog geworden. Andere manieren om zo kennis en bijdragen van anderen te verzamelen: open een enquête op Surveymonkey of maak een formulier met Wufoo. Alle antwoorden worden opgeslagen in een eigen database.
Dat was de opsomming van site en programma’s die ik regelmatig gebruik. Een lange lijst en wellicht zie je door de bomen het bos ondertussen niet meer. Maar het gaat erom dat je eruit plukt wat je zelf kunt gebruiken. En elke keer leer je weer iets nieuws en voeg je het toe aan je gereedschapskist. Alles wat ik hiervoor het opgesomd is gratis (soms met reclame) en zonder technische kennis te gebruiken. Met logisch nadenken, niet teveel angst en een beetje gevoel voor computers kom je een heel eind. En anders zijn er genoeg online forums om een antwoord te krijgen op je vraag, zoals tips.ambtenaar20.nl.
Belangrijker nog dan kennis van al deze tools is mensenkennis. De sociale omgangsvormen zijn soms net iets anders dan in de fysieke wereld, maar uiteindelijk gaat het gewoon om mensen. Achter elk Twitter-account, achter elke reactie, achter elk blog en elke site zit gewoon een mens als jij en ik. Via deze sociale media kun je hem of haar bereiken, maar echt contact hebben en samenwerken, dat moet je zelf doen.
Ben je ambtenaar en wil je meer leren over werken met web 2.0, kijk dan op cursus.ambtenaar20.nl.
Wat betekent web 2.0 voor de ICT-afdeling?
De groei van het internetgebruik bij organisaties levert allerlei nieuwe uitdagingen op, bijvoorbeeld rondom bandbreedte. Maar daarnaast leveren web 2.0 en de vele beschikbare applicaties die op internet beschikbaar zijn (cloud computing) ook strategische vragen op waar ICT-afdelingen zich voor gesteld zien. Een aantal overwegingen.
Een flinke (overheids)organisatie is al snel met enkele honderden applicaties en softwarepakketten in de weer. Niet alleen Windows en Word, maar ook allerlei grote en kleine bedrijfssystemen, serversoftware en databanken. Dit brengt hoge kosten met zich mee voor licenties, onderhoud en installatie van updates. Daarbij moet de benodigde kennis worden bijgehouden en het moet ook nog allemaal met elkaar samenwerken.
De ICT-afdelingen hebben de afgelopen jaren veel moeite gedaan om het aantal applicaties te beperken. Dus als er een vraag is wordt er eerst gekeken of het met bestaande applicaties opgelost kan worden. Het ligt voor de hand dat het willekeurig downloaden van freeware of shareware niet wordt gestimuleerd: dat geeft immers allerlei risico’s qua beveiliging, aansprakelijkheid en beheer.
Waarom zou je online software gebruiken?
Bij de beoordeling van nieuwe applicaties wordt gekeken naar de functionaliteit. Wil je internetsites bekijken, dan krijg je een browser (bij de meeste ministeries Internet Explorer 6). Wil je documenten schrijven, dan krijg je een tekstverwerkingsprogramma (meestal Microsoft Word). Tot voor kort had je daar niets in te kiezen en moest je het doen met wat je aangeleverd kreeg. Maar door web 2.0 zijn er nu ook online tekstverwerkers (“software as a service”) zoals Zoho Writer en Google Docs. Je kunt kiezen!
Het heeft natuurlijk meerwaarde om gebruik te maken van het standaardproduct: al je collega’s gebruiken het en je kunt de ICT-afdeling bellen voor ondersteuning. Waarom zou je een online Word gaan gebruiken? Dat kan zijn omdat je het persoonlijk handiger vindt en er efficiënter mee werkt, of omdat het meer mogelijkheden biedt. Zo kun je in Google Docs met anderen samenwerken aan documenten, zelfs van buiten je organisatie. Die functionaliteit biedt je standaard werkplek niet.
Kring of Ning?
Je kunt natuurlijk zeggen: deze sites staan toch allemaal buiten de organisatie, waarom zou de ICT-afdeling zich daar zorgen over moeten maken? Zo simpel is het niet. Je loopt immers nog steeds tegen vraagstukken van beveiliging, archivering, opleiding, ondersteuning en uitwisseling aan. Het gebruik van software op internet is in grote mate een eigen verantwoordelijkheid: dat je veilig omgaat met wachtwoorden, dat je ontwikkelingen en beslissingen in bijvoorbeeld beleidsontwikkeling vastlegt en archiveert, etc. Dat wordt allemaal niet voor je geregeld.
Dus toch maar wachten tot de ICT-afdeling die functionaliteit gaat aanbieden? Rijksweb, het intranet van de rijksoverheid, biedt een wiki-functionaliteit, maar die is erg gebruikersonvriendelijk. Ook is geruime tijd gewerkt aan “Kringen”, waar je online kunt discussiëren en samenwerken (zoiets als Ning). Behalve dat je daarmee niet kunt samenwerken buiten de rijksoverheid is het probleem dat deze functionaliteiten altijd achter zullen lopen bij de ontwikkelingen op internet. Daar gebeurt het.
Actiepunten voor de ICT-afdeling
Kortom, ik denk dat het gebruik van online software en 2.0-sites door ambtenaren voorlopig nog wel zal blijven groeien: omdat het functionaliteiten biedt waar interne software niet in kan voorzien, omdat mensen graag zelf kiezen hoe en waarmee ze het meest efficiënt en effectief kunnen werken en omdat het zo goed als onmogelijk is om de snelheid van de ontwikkelingen op internet bij te houden. ICT-afdelingen zullen na moeten gaan hoe ze met dit vooruitzicht omgaan. Wat wordt de strategie?
Het is moeilijk om alle aspecten en bijkomstigheden daarvan te overzien, maar twee denkrichtingen wil ik wel noemen. Ten eerste kun je constateren dat er enkele grote aanbieders zijn waar veel ambtenaren nu al mee werken, bijvoorbeeld Google Docs en Ning. Het heeft dus meerwaarde om bijvoorbeeld de beveiliging van die aanbieders te onderzoeken en van een goedkeuring of extra aandachtspunten te voorzien (zoals LNV nu doet met SocialText, dat voor de proefprojecten van werken 2.0 wordt gebruikt). Bij het onderzoeken van dergelijke sites moet worden gelet op:
· de veiligheid van de verbinding: is het mogelijk een (veiliger) https-verbinding aan te gaan, zodat informatie tussen je computer en de site niet onderschept kunnen worden?
· de beveiliging van de voorziening: hoe wordt informatie opgeslagen door een leverancier, hoe vaak wordt een back-up gemaakt, wie kan bij welke informatie?
· informatiebeheer in Europa: de Amerikaanse overheid kan toegang krijgen tot databanken op Amerikaanse grondgebied, ook van internetsites. Is het mogelijk gebruik te maken van databanken in Europa?
· de toekomstbestendigheid van de leverancier: het kan altijd gebeuren dat een leverancier over de kop gaat, maar met start-ups misschien nog iets sneller.
Dat zijn volgens mij zaken die ICT-afdelingen nu al op kunnen pakken. Daarnaast zullen ze zich voor de lange termijn moeten inrichten op deze nieuwe situatie, bijvoorbeeld door:
· contracten af te sluiten met leveranciers, bijvoorbeeld over extra veiligheidsmaatregelen, over het gebruik van een eigen deel van de site of over het intern op het eigen netwerk hosten van de voorziening;
· nieuwe opleidingen en informatievoorziening aan gebruikers te geven, bijvoorbeeld over veiligheid, archivering en natuurlijk het gebruik van de voorziening zelf;
· beheer en ondersteuning te organiseren en de helpdesk op te leiden in het ondersteunen van de belangrijkste online voorzieningen;
· online voorzieningen te integreren in de eigen omgeving, bijvoorbeeld periodieke back-ups, de inzet van handige plug-ins en add-ons.
Ondersteuning voor ambtenaren online?
Hierboven heb ik het vooral gehad over het gebruik van online software: sites die een handige functionaliteit bieden om samen te werken. Maar veel online activiteit van ambtenaren vindt ook op andere sites plaats, bijvoorbeeld als ze reacties geven op blogs, deelnemen aan een discussieforum of een aanpassing doen in Wikipedia. Al die reacties staan verspreid over internet, niet in één site. Ook dat levert vragen op. Hoe kun je als ambtenaar een overzicht bijhouden van je reacties? Wat als die reacties worden veranderd door de sitebeheerder?
Ook daarbij kan de ICT-afdeling helpen, bijvoorbeeld met software die online reacties en bijdragen verzamelt en opslaat. Niet voor controle door de baas, maar voor je eigen overzicht en dus in jouw eigen beheer. Een voorbeeld van een site die dat doet is BackType. Erg handig, maar alleen te gebruiken op internet. Maar is BackType veilig? Is het bedrijf toekomstbestendig? De ICT-afdeling gaat het nog druk krijgen!
Comments (0)
You don't have permission to comment on this page.